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Lingopass
15.10.2021

Apresentações: boas práticas e impacto nos resultados

Uma das práticas empresariais que perdura desde antes da pandemia até os dias atuais são as apresentações. Mesmo com as mudanças de modelo de trabalho, do presencial ao home office, ou ainda ao modelo híbrido, estas se fazem presentes e continuam com a mesma importância.

As apresentações nada mais são do que a exposição de informações de forma dinâmica, conduzida por uma pessoa, o apresentador, a seu público, podendo ser um corpo executivo, seu próprio time ou ainda a empresa como um todo.

Dessa forma, uma boa condução, somada ao conteúdo de qualidade e bem preparado podem ser a chave para o sucesso.

Qual a importância de uma boa apresentação?

Uma apresentação de qualidade, além de cumprir com o papel de transmitir informações importantes, também pode ser um grande diferencial para empresas e funcionários. Em outras palavras, o papel da oratória e didática no momento da exposição dos fatos pode ser decisivo na tomada de decisões.

Dessa forma, o processo envolve diversas soft skills que são pré-requisitos para qualquer funcionário, ocupando diversos cargos. Dentre essas é possível citar a criatividade e inovação, priorização, oratória e resolução de problemas.

Como forma de exemplificar o processo de criação de uma boa apresentação, a seguir estão 4 passos fundamentais.

  1. Conheça seu público

Antes de organizar estratégias para uma apresentação, seja esta virtual ou presencial, o conhecimento do público e da audiência é o primeiro passo. Em outras palavras, este será o principal responsável por ditar escolhas essenciais, tais como tom de voz, ritmo, escolha de imagens e outros elementos adicionais.

Como forma de exemplificar, é possível colocar em comparação duas situações distintas, como uma empresa com valores e objetivos pautados em inovação e criatividade, e outra com o corpo executivo tradicional e focado em resultados.

Na primeira, é possível explorar formatos diversos de apresentações, com uso de imagens, vídeos e gifs, além de uma postura mais descontraída, mesmo que ainda focada em resultados. Por sua vez, no segundo exemplo apresentado, é preferível a utilização de uma apresentação mais convencional, que não explore tantos recursos e concentre-se apenas na estratégia de dados. A postura do apresentador também está relacionada a isso, tendendo, portanto, a uma estratégia mais formal e direta.

  1. Organize as informações

Uma vez que o público espectador foi segmentado, é necessário selecionar as informações que serão transmitidas a ele. Mesmo que o conteúdo da apresentação seja extenso, e não seja possível eliminar algumas partes, é preciso evidenciar as informações que serão mais relevantes ao momento da fala.

Para realizar esse processo, recomenda-se que os dados sejam divididos por ordem de prioridade, sempre colocando os mais importantes em evidência, seguidos dos demais como forma de apoio ao que foi apresentado. 

Além disso, o conteúdo precisa ser convertido para uma apresentação. Dessa forma é preciso aplicar um filtro nas informações disponíveis, considerando tanto o público, quanto o tempo destinado à exposição.

Uma vez que as informações principais foram selecionadas, é iniciado o processo de construção do raciocínio lógico da apresentação, ou, em outras palavras, o storytelling. Essa estratégia concentra-se em expor os dados ou relatórios de forma didática e por meio da construção de um enredo, com começo, meio e fim. 

Essa etapa pode ser convertida em uma análise de desdobramentos da estratégia, justificativa de dados e apresentação de resultados, sempre zelando por uma linha de apresentação que evidencie as diversas etapas dos processos. Em outras palavras, é preciso que os dados tenham sentido para os ouvintes.

  1. Prepare a apresentação

Após o estudo sobre o público e a organização das informações em ordem de prioridade e por etapas, é o momento de realizar a montagem da apresentação. Para isso é preciso, inicialmente, selecionar a melhor plataforma. Alguns exemplos de ferramentas gratuitas disponíveis são:

Estes permitem a elaboração de apresentações criativas, e construídas do zero, ou a adaptação de modelos prontos, apenas alterando as informações necessárias. Além disso, para a montagem de slides criativos e efetivos não é necessário que o encarregado seja especializado em design ou até mesmo na área. 

No entanto, existem alguns pontos que necessitam de atenção redobrada, para que, mesmo seguindo um template, ou começando o processo do zero, seja possível alcançar os resultados esperados. Em outras palavras, uma boa apresentação requer a escolha de fontes, cores e elementos. Esses precisam proporcionar ao ouvinte uma experiência positiva, expondo os pontos necessários e conquistando a atenção do público.

Para isso, recomenda-se que as fontes sejam simples, facilitando a leitura. Um adicional são as escolhas de cores, essas devem ser construídas promovendo um contraste que favoreça a leitura, e não seja cansativa para a visão dos espectadores. Caso a empresa apresente uma identidade visual consolidada, é preferível que os elementos como cores, elementos e tipografias sejam padronizados.

Além desses elementos, a quantidade e disposição do texto dentro do slide deve ser pensada de forma estratégica e criativa. Recomenda-se que os slides sejam apenas uma base para sua apresentação, portanto, não utilize tantos textos e prefira os tópicos. Além disso, para informações de destaque, utilize aspectos visuais que a ressaltem, como uma fonte maior ou cor.

  1. Ensaio

Uma vez finalizada, a última etapa antes da apresentação é o ensaio. A partir deste é possível tanto preparar-se para possíveis adversidades, quanto realizar os ajustes necessários. 

Para que este seja o mais efetivo possível, recomenda-se a preparação de um breve roteiro para ser utilizado como base no momento da apresentação. Este contém os principais pontos a serem destacados, bem como frases-chave ou dados numéricos que não podem ser esquecidos.

Idiomas estrangeiros

Apresentações em outros idiomas são grandes diferenciais em diversas carreiras. Isso porque, além de comprovar o domínio e proficiência no idioma, promovem uma maior chance de expansão de negócios internacionais. No entanto, muitos colaboradores sentem dificuldades para preparar e até mesmo expor dados e informações em outros idiomas.

Para isso, são recomendadas algumas boas práticas que, além de nortear as etapas de uma boa apresentação, podem auxiliar o funcionário no momento de sua preparação.

  • Palavras e expressões chave

Ao preparar os slides, uma boa prática é destacar expressões e palavras-chave que possam auxiliar no desenrolar da apresentação. Por tratar-se de uma exposição em um idioma estrangeiro, recomenda-se que sejam verificadas as respectivas traduções para que não ocorra nenhum erro. Além disso, expressões relacionadas a aberturas e encerramentos, bem como perguntas ao longo da apresentação podem ser muito comuns, necessitando portanto de uma atenção especial.

  • Roteiro de apresentação

O roteiro de apresentação, como descrito anteriormente, irá guiar o apresentador durante sua exposição. Dessa forma, atua como forma de apoio à fala, contendo algumas informações importantes que não estão contidas nos slides, como a explicação de datas e métricas. Ao realizar a apresentação em outro idioma, o roteiro pode seguir como guia e consulta das expressões e palavras citadas anteriormente. Portanto, caso o apresentador se sinta inseguro ou até mesmo despreparado, pode utilizar-se de um auxílio para continuar sua palestra.

  • Prática e ensaio

Assim como exemplificado anteriormente, o ensaio é uma peça fundamental para o sucesso de uma boa apresentação, seja em qualquer idioma escolhido. No entanto, ao tratar-se de um idioma estrangeiro, com o qual o apresentador possa ou não ter um domínio completo, o ensaio se torna ainda mais importante. A partir deste, é possível corrigir eventuais falhas de informação, bem como de pronúncia. 

A partir dos 4 passos principais, somados às boas práticas envolvendo idiomas estrangeiros, é possível elaborar uma apresentação que cumpra com o papel de informar, bem como possa ser entendida por todos os presentes. Além disso, o apresentador pode cada vez mais desenvolver suas habilidades, somando diferenciais em seu currículo, e auxiliando a empresa com tomadas de decisões importantes.


Desenvolvido por: Heloísa Ançanello

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